Damit Sie wieder Zeit für wichtige Dinge haben und den Kopf frei kriegen, übernimmt eine private, persönliche Assistentin lästige Aufgaben und Erledigungen. Organisationstalente und Problemlöser.

Personal Assistance

Der Beruf als Personal Assistance ist keinesfalls neu. Jedoch erhielt dieser spannende, anspruchsvolle und abwechslungsreicher Job mit dem noch jungen Medium Internet einen regelrechten Boom. Immer häufiger suchen hauptsächlich Menschen, die mit Internetmarketing ihr Geld verdienen, persönliche Assistenten. Diese übernehmen bestimmte Aufgaben und sorgen insbesondere bei Auftragsspitzen für Entlastung des Auftraggebers. Aber auch Künstler, Geschäftsleute aus anderen Branchen und Privatpersonen beauftragen Dienstleister, die dem Auftraggeber zur Hand arbeiten, kostbare Ressourcen freistellen oder bei der privaten Lebensführung unterstützen.

Sind Sie bereits als Personal Assistant tätig, können Sie über das kostenlos nutzbare Jobportal SecretJobs.eu neue Kunden gewinnen und lukrative Aufträge generieren. Aber auch, wenn Sie noch keine Erfahrungen im Bereich der persönlichen Assistenz haben, steht Ihnen die Jobplattform zu Verfügung, um erste Kundenaufträge anzunehmen. In diesem Beitrag erhalten Sie Tipps, welche Qualifikationen für diesen Job erforderlich sind und wie Sie Personalassistent bzw. Personalassistentin werden.

Personal Assistant: ein Job für Mutlitalente

Wer eine Assistenzperson beauftragt, wünscht in den unterschiedlichsten Bereichen Unterstützung und Entlastung. Entweder im beruflichen Alltag, bei der Freizeitgestaltung oder im Privatleben. In der Regel ist das Tätigkeitsfeld dieses Jobs breit aufgestellt. Häufig werden Multitalente gesucht, die

• über hinreichendes Organisationstalent verfügen.
• Kommunikationsexperten sind (mündlich und schriftlich).
• mit freundlicher Telefonstimme überzeugen.
• mit der Erledigung allgemeiner Bürotätigkeiten vertraut sind.

Darüber hinaus sollte die Assistenzkraft stressbewährt sein und sich durch eine klar strukturierte Arbeitsweise auszeichnen. Häufig sind Fremdsprachenkenntnisse oder Skills in einer Berufsbranche erwünscht.

Es kann jedoch auch vorkommen, dass der Auftraggeber lediglich einen bestimmten Aufgabenbereich outsourcen möchte, so dass die Anforderungen niederschwellig sind oder sich auf einzelne Fähigkeiten beschränken lassen.

Allerdings können je nach Auftrag völlig andere Anforderungen an einen Personal Assistant gestellt werden. Daher gehen wir nachfolgend ausführlicher auf diesen spannenden Job sowie die Aufgaben ein, die zu erledigen sind.

Persönlicher Assistent Aufgaben

Die Anforderungen, die an den Assistenten bzw. die Assistentin gestellt werden, hängen stets individuell vom Auftraggeber sowie dessen konkretem Bedarf und den zugewiesenen Aufgaben ab.

Im Wesentlichen lässt sich zwischen diesen Varianten unterscheiden:

• Persönlicher Assistent (PA)
• Virtueller persönlicher Assistent (VPA)
• Lifestyle-Manager
• Assistenz für Menschen mit Behinderung

Mitunter überschneiden sich die einzelnen Bereiche, so dass der Personal Assistent neben der beruflichen Assistententätigkeit auch mit unterstützenden Aufgaben im Privatleben betraut wird.

Jobprofil persönlicher Assistent

Meist sind es äußerst erfolgreiche Männer und Frauen mit straffem Terminkalender, welche die Dienstleistungen einer Personal Assistance (kurz: PA) in Anspruch nehmen. Die Assistentin bzw. der Assistent arbeitet eng mit dem Auftraggeber bzw. der Auftraggeberin zusammen.

Das Entgegennehmen von Telefonaten sowie das Beantworten von E-Mails sind wesentliche Aufgaben, die durch die persönliche Assistenz erledigt werden. Auch ist die/der PA damit betraut, wichtige Nachrichten aus unwichtigen Anrufen, E-Mails und Briefpost zu filtern, um diese dem Auftraggeber direkt vorzulegen, damit die zeitnahe Bearbeitung gewährleistet ist. Persönliche Assistenten vereinbaren Geschäftstermine, erinnern an Termine und sagen im Krankheitsfall oder bei Verhinderung Kundentermine ab.

Gehören Geschäftsreisen zum Business-Alltag des Auftraggebers, zählt es eventuell zu den Personal Assistance Aufgaben, die Reiseplanung zu übernehmen – von Buchung des Bahn-Tickets bzw. des Flug-Tickets bis hin zur Hotelreservierung. Je nachdem, wie eng die Zusammenarbeit ist, kommt auch in Betracht, dass persönliche Assistenten auf Geschäftsreisen begleiten und sich um alle organisatorischen Angelegenheiten kümmern, wie z. B.:

• Hotel Check-in / Hotel Check-out
• Reservierung eines Mietwagens
• Begleitung zu Meetings
• Zusammenstellung wichtiger Unterlagen
• Bringen und Abholen von Kleidung aus der Reinigung
• andere kleine Besorgungen

Während einer gemeinsamen Business-Reise werden selbstverständlich auch die herkömmlichen Aufgaben der persönlichen Assistenz entsprechend der getroffenen Vereinbarungen eigenständig erledigt.

Virtueller persönlicher Assistent Aufgaben

Die Aufgabenbereiche eines virtuellen persönlichen Assistenten (kurz: VPA) ähneln sehr stark den zuvor genannten. Jedoch gibt es einen gravierenden Unterschied. Jobs, die von einem VPA ausgeübt werden, beschränken sich auf Tätigkeiten, die per Telefon, Smartphone, am Laptop oder am Computer erledigt werden können. Es ist also nicht notwendig, dass Auftraggeber und Auftragnehmer sich persönlich kennen oder gar am gleichen Standort sitzen. Daher ist der Job als virtueller persönlicher Assistent besonders beliebt bei digitalen Nomaden. Elementare Voraussetzung: ein Internetanschluss!

Auch bietet sich für Mütter, Rentner oder Menschen mit körperlicher Einschränkung hier ein spannendes Tätigkeitsfeld und ein lukrativer Nebenjob. Die virtuelle Assistenz kann ortsunabhängig durchgeführt werden – aus dem Homeoffice, auf Reisen, im Ausland.

Zu den Auftraggebern zählen unter anderem Blogger, Influenzer, Betreiber von Internet-Agenturen und Journalisten sowie Unternehmer, die z. B. im Bereich Internetmarketing tätig sind und Unterstützung bei der Betreuung von Websites, Social Media Kanälen oder bei der Themenrecherche benötigen.

Lifestyle-Manager – die Assistenz für Privatpersonen

Als Lifestyle Personal Assistance sind Sie hauptsächlich mit der Organisation alltäglicher Aufgaben betraut – und “Mädchen für alles”. Es sind jedoch vornehmlich vermögende Privatpersonen und Alleinstehende, die sich eine persönliche Assistenz leisten. Das heißt: dieser Job wird meist besonders gut vergütet. Allerdings wird Ihnen als Lifestyle-Managerin oder Lifestyle-Manager viel abverlangt.

Bei der Tätigkeit als Lifestyle-Manager warten zahlreiche Aufgaben auf Sie. Um welche es sich genau handelt, hängt selbstverständlich von den Wünschen, dem Lifestyle und dem Lebensstandard des Auftraggebers ab. Dennoch möchten wir Ihnen einige Beispiele nennen:

• Termine verwalten
• an Termine erinnern
• Besorgungen erledigen
• Freizeitgestaltung organisieren
• Reisen planen und Buchungen durchführen
• Konzerttickets und Kinokarten besorgen

Insbesondere das Freizeit-Management ist das Haupttätigkeitsfeld. Denn Klienten, die einen Lifestyle-Assistenten engagieren, sind derart in ihr Business eingebunden, dass kaum noch Freizeit übrig bleibt. Die wenige kostbare Zeit soll als Qualitätszeit genutzt werden. Daher delegiert dieses Klientel Organisatorisches – von der Tischreservierung im Restaurant über das Besorgen von Theaterkarten bis hin zum Einkauf von Geburtstags- und Weihnachtsgeschenken.

Es können viele weitere Aufgaben auf Sie zukommen. Vielleicht bittet der Kunde oder die Kundin Sie darum, die Kinder in die Kita, zur Schule oder zum Musikunterricht zu fahren und mit den Kindern einen Ausflug zu machen, wenn ein wichtiger Termin ansteht. Oftmals ist es auch üblich, dass die Personal Assistance auf Privatreisen begleitet oder bei Auftragsspitzen gelegentlich im Business mit einspringt.

Diskretion ist bei diesem Job eine Grundvoraussetzung. Denn Sie erhalten umfangreiche Einblicke in das Privatleben der Person, in die Familie und unter Umständen auch in das Business.

Assistenz für Menschen mit Behinderung

Auch Menschen mit körperlicher oder seelischer Einschränkung nehmen gegen Bezahlung Hilfe von persönlichen Assistenten an. In diesem Fall ist die Unterstützung nicht mit dem Beruf einer Pflegekraft gleichzusetzen. Bei der Assistenz für Menschen mit Behinderung oder älteren Damen und Herren geht es vornehmlich darum, für Annehmlichkeiten, mehr Mobilität und sinnvolle Freizeitbeschäftigung zu sorgen. Als Begleiter sind Sie z. B. dabei behilflich, Spaziergänge, Einkaufsbummel oder Reisen zu ermöglichen, die ohne engagierte Begleitperson nicht mehr wahrgenommen werden könnten. Eine berufliche Ausbildung in der Pflege kann von Vorteil sein, ist aber nicht immer Bedingung.

Personal Assistance werden

Verfügen Sie bislang noch nicht über berufliche Erfahrungen als persönlicher Assistent, bietet sich Ihnen vor allem eine gute Einstiegsmöglichkeit, wenn Sie Dienstleistungen als virtueller persönlicher Assistent anbieten bzw. sich über SecretJobs.eu auf eine Stellenausschreibung bewerben.

Haben Sie eine Ausbildung als Bürokauffrau oder Bürokaufmann absolviert, erhöht dies Ihre Chancen, einen Job zu bekommen. Berufliche Vorkenntnisse sind bei den meisten Jobangeboten für persönliche Assistenten jedoch keinesfalls Bedingung. Häufig entscheidet die Sympathie zwischen Auftraggeber und Dienstleister, ob eine Zusammenarbeit zustande kommt. Denn Fachwissen ist selten erforderlich. Weitaus wichtiger ist es, dass Sie als Assistent bzw. Assistenten absolut zuverlässig sind, eigenständig arbeiten können und selbst im größten Chaos kühlen Kopf bewahren, um Ihrem Auftraggeber den Rücken freizuhalten.

Der Begriff „virtueller Assistent“ (VA) wird verwendet, weil diese Personen ihre Dienstleistungen in der Regel aus der Ferne erbringen, also virtuell, ohne physisch im Büro oder bei den Kunden vor Ort zu sein. Hier sind einige Gründe, warum der Begriff „virtueller Assistent“ geprägt wurde:

1. Fernarbeit: Virtuelle Assistenten arbeiten üblicherweise remote, oft von zu Hause aus oder von jedem Ort mit Internetverbindung. Sie sind nicht an ein physisches Büro gebunden, was es ihnen ermöglicht, für Klienten weltweit tätig zu sein.
2. Digitale Kommunikation: Die Kommunikation zwischen virtuellen Assistenten und ihren Klienten erfolgt hauptsächlich über digitale Kanäle wie E-Mail, Messaging-Apps, Videokonferenzen und Online-Management-Tools.
3. Flexibilität: Der virtuelle Aspekt ihrer Arbeit ermöglicht eine flexible Arbeitsgestaltung sowohl für den Assistenten als auch für den Klienten. Dies umfasst flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, Dienstleistungen je nach Bedarf zu skalieren.
4. Breites Spektrum an Dienstleistungen: Virtuelle Assistenten bieten eine Vielzahl von Dienstleistungen an, die von administrativen Aufgaben bis hin zu spezialisierteren Dienstleistungen wie Marketing, Webdesign oder Buchhaltung reichen können.
5. Technologieeinsatz: VAs nutzen diverse technologische Tools und Software, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen und mit ihren Klienten zu kommunizieren, was den virtuellen Aspekt ihrer Arbeit unterstreicht.

Der Begriff spiegelt also die moderne Arbeitsweise und den umfassenden Einsatz von Technologie in ihrem Berufsalltag wider, wodurch die physische Präsenz im traditionellen Sinne ersetzt wird.

Ein virtueller persönlicher Assistent (VPA) übernimmt eine Vielzahl von administrativen Aufgaben, um Einzelpersonen oder Teams in Unternehmen zu unterstützen, und arbeitet dabei meist remote. Hier sind einige der häufigsten Aufgaben, die ein VPA übernehmen kann:

Allgemeine Aufgaben eines virtuellen persönlichen Assistenten:

1. Terminplanung und -management:
   • Koordinierung von Meetings, Einrichtung von Terminerinnerungen und Verwaltung von Kalendern.
2. E-Mail-Management:
   • Filtern von E-Mails, Beantworten von Anfragen und Priorisierung wichtiger Nachrichten.
3. Dokumentenmanagement:
   • Erstellen, Formatieren und Bearbeiten von Dokumenten, Präsentationen und Berichten.
4. Kundenservice:
   • Bearbeitung von Kundenanfragen, Beschwerdemanagement und Kommunikation mit Kunden.
5. Buchhaltung und Rechnungswesen:
   • Vorbereitung von Rechnungen, Überwachung von Zahlungseingängen und Verwaltung von Ausgaben.
6. Reiseplanung:
   • Buchung von Flügen, Hotels und Transportmitteln sowie Planung von Reiserouten.
7. Datenbankverwaltung:
   • Pflege und Aktualisierung von Kunden- oder Kontaktlisten und anderen Datenbanken.
8. Social Media Management:
   • Planung und Veröffentlichung von Inhalten auf verschiedenen Social Media Plattformen.
9. Rechercheaufgaben:
   • Markt- oder Produktrecherchen und Zusammenstellung von Informationen zu spezifischen Themen.

Spezialisierungen von virtuellen persönlichen Assistenten:

Einige virtuelle persönliche Assistenten spezialisieren sich auf bestimmte Bereiche, um gezielte Dienstleistungen anzubieten, die über allgemeine administrative Aufgaben hinausgehen:

1. SEO und Online-Marketing:
   • Spezialisierung auf Suchmaschinenoptimierung, Content-Erstellung und digitales Marketing.
2. Eventmanagement:
   • Spezialisierung auf die Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Konferenzen und Webinaren.
3. Grafikdesign:
   • Erstellung visueller Inhalte wie Logos, Infografiken und Marketingmaterialien.
4. Rechtliche und medizinische Assistenz:
   • Unterstützung bei der Dokumentation und bei speziellen Anforderungen in Rechts- und Gesundheitsberufen.
5. Technische Unterstützung:
   • Hilfe bei IT-bezogenen Aufgaben, Website-Management und technischer Unterstützung.
6. Finanzmanagement und Buchhaltung:
   • Spezialisierung auf fortgeschrittene Buchhaltung, Finanzberichterstattung und Budgetplanung.

Diese Spezialisierungen ermöglichen es VPAs, maßgeschneiderte Unterstützung anzubieten, die auf die spezifischen Bedürfnisse ihrer Klienten abgestimmt ist. Dies erhöht ihren Wert und ihre Effektivität in spezifischen Branchen oder Aufgabenbereichen.